Перевод офиса на удаленный режим работы

Основные вопросы:

1. Централизация и дубликация.
   
2. Где взять ресурсы?
   
3. Самостоятельная реализация или всё таки компания?
   
4. Безопасность данных.
   
5. Адаптированность под нужды компании
   
6. Скорость реакции и риски.
   

Централизация и дубликация

Чем больше вводится ограничений по доступу к информации тем актуальней становится централизация всех данных компании на собственных ресурсах и одновременная децентрализация для организации защиты информации - комплекс мер по архивации данных.

• Проще говоря если вы сложите все яйца в одну корзину ты можете всё разом и потерять, поэтому выполняя или проектируя план перехода на облачные или удаленные ресурсы обязательно учитывайте необходимость дублирования данных.
  

Это означает например, что архивы должны сниматься не менее чем 1 раз день в ближайшую неделю, а также не плохо позаботиться и о более древних копиях, на случай если удалили что-то что не потребовалось сразу.

Ресурсы:

Однако на поддержание такой инфраструктуры можно потратить довольно много ресурсов как финансовых так временных, так и человеческих.

Все чаще сталкиваясь с необходимостью работать удаленно становится понятно, что все или как минимум 99% всех данных компании логично держать в облаке с возможностью доступа из любой точки мира.

• Таким образом можно избежать рисков по закрытию офисов или отсутствием ключевых сотрудников на рабочих местах.
  
• Если ваш офис закрыт то никто уже не перезагрузит ваш сервер и данные останутся не доступны.
  
• Офис может быть обесточен, отсутствие интернета или системного администратора вызывает невозможность работать со своими данными.
  

Эту проблему полностью решает размещение на серверах в дата центре, однако потребуется разворачивание зачастую не простой инфраструктуры для работы с данными, что может отнять уйму времени.

Самостоятельная реализация:

Стоит учесть что при самостоятельной реализации можно столкнуться со множеством  вопросов:

Начиная от качества работы и стоимости серверов, заканчивая вопросами лицензирования и обслуживания.

Если всё это брать срочно и прямо сейчас можно заплатить в двое или в трое дороже готовых сервисов.

Как известно чем сложней система тем выше стоимость её обслуживания и в данном случае серверная система находящаяся в офисе не исключение, на неё влияют множество факторов контролировать которые не всегда есть ресурсы.

К примеру очень распространена ситуация когда сервер стоит в офисе и каждый выход его из строя вызывает в компании простои вызванные ожиданием посещения "приходящего" системного администратора.

Что может предложить "Облачная система" ?

Она решает ряд вопросов: начиная от масштабирования системы...

Например:  если вам нужно добавить сотрудников они могут начать работу уже  через несколько десятков минут после подачи заявки. То же самое происходит с прекращением доступа.

Дополнительный сервер или память или дисковое пространство может быть выделено на проект почти мгновенно.

Безопасность данных:

Доступ к системе реализуется через vpn, что делает невозможным использование ваших данных сторонними пользователями.

Не важно находитесь ли вы в России или другой стране вы всегда сможете работать с нужными вам данными как будто вы находитесь у компьютера, всё что нужно просто позаботиться о переходе офиса на удаленный режим работы.

пресечь несанкционированный доступ можно так же и по "кнопке"

Адаптированность под нужды компании:

Несмотря на сложность, есть возможность адаптировать под компанию именно те ресурсы, сервера и сервисы которые могут потребоваться. Объединить размещение сайта, ЭДО, АТС, СРМ и офисной системы под одной "крышей" - удаленного дата центра.

Причем перенести в удаленку можно почти всё. Начиная от СРМ системы, телефонии и заканчивая управленческими и бухгалтерскими учетными системами. Одним из важных моментов можно отметить наличие лояльного специалиста, а лучше всегда нескольких "крутых профессионалов" которые всегда смогут помочь по вопросам компании и для этого в идеале, выделяется сотрудник для постоянной работы. "Выделенный специалист"

В случае использования Облака, вам не потребуется ожидать прихода специалиста.

Вам не потребуется вызывать администратора каждый раз когда требуется создать новую базу, а сотрудник не будет тратить время на то чтобы добраться до офиса.

Важно! - для развития компании всегда полезно подключение специалистов в локальных областях

Возможность более быстрого подключения специалистов, которые смогут помочь с постановкой учета, выгрузкой документов по ЭДО интеграцией по API c различными сервисами или получением и ключей ЭЦП в том числе и на руководителя организации.

Ограничения:

Однако не  стоит забывать и об ограничениях физически с которыми так или иначе можно столкнуться: например на выпуск ЭЦП руководителя.

Одним из подводных камней при удаленном управлении является не возможность перевыпуска ключа руководителя без личного присутствия Руководителя

Иначе говоря о некоторых вопросах обязательно нужно позаботиться очно и заранее, например чтобы впоследствии иметь возможность перевыпускать ключи удаленно или отправлять и подписывать документы по ЭДО.

Учитывая выше сказанной 1 специалист возможно реализует всё хорошо, но он может заболеть, улететь, сменить вид деятельности...

Компания занимающаяся профессионально построением подобной инфраструктуры всегда будет выгодней выглядеть с точки зрения:

Оперативности, надежности и Качества услуг.

Обслуживающие сотрудники тоже могут смениться по не зависящим причинам, а значит постоянно работающая служба может быть выгодней чем личные знакомства.

Не в последнюю очередь, важно вести документацию по проекту, т.к., приход новых специалистов в систему всегда затрудняет с ней работу если "старые" не оставляют нигде информации о своих действиях. 

Этим к сожалению очень часто "грешат", эникей - администраторы.

Надеемся вам не придется с этим столкнуться... ;)
За помощью с планированием информационной системы общайтесь через форму ниже.